Porozmawiajmy o wydatkach biznesowych (business expenses) – Cz. 3

Wydatki mieszane – prywatne i biznesowe

Urząd Podatkowy w Wielkiej Brytanii (HMRC) uważa, że tylko wydatki poniesione wyłącznie w celach biznesowych (wholly and exclusivelly for business purpose) mogą być uznane za wydatki biznesowe i tym samym mogą być odliczone od podatku. Istnieje jednak pewna grupa wydatków, które mają charakter zarówno biznesowy jak i prywatny. Jak traktować takie wydatki i czy istnieje możliwość odliczenia ich od podatku? Jak zasada „wholly and exlusivelly” jest traktowana w przypadku proporcjonalnego odliczenia wydatków, które zawierają zarówno element prywatny jak i biznesowy?

Mariusz kupił samochód, który używa w prowadzonym przez siebie biznesie do przewożenia narzędzi do pracy i jednocześnie jeździ nim na wycieczki z rodziną poza miasto oraz na zakupy. Czy koszt utrzymania samochodu i amortyzacja będą uznane jaki wydatek biznesowy? Jak traktować koszt benzyny? Skoro samochód nie jest używany wyłącznie w celu biznesowym (wholly and exlisivelly fo business purpose), to czy można chociaż część kosztów odliczyć od podatku? Urząd Podatkowy (HMRC) jest zdania, że w przypadkach kiedy wydatek powstał zarówno w celach biznesowym jak i prywatnym, podatnik ma prawo proporcjonalnego odliczenia od podatku części kosztu poniesionego w biznesie, ale tylko pod warunkiem, że istnieje możliwość rozdzielenia wydatku prywatnego od wydatku biznesowego. Jeśli rozdzielenie kosztów na prywatne i biznesowe nie jest możliwe, to niestety ale cały koszt nie może być odliczony od podatku. W przypadku Mariusza, ze względu na łatwy sposób oddzielenia kosztów utrzymania samochodu oraz benzyny przeznaczonych na pracę oraz w celach prywatnych, Urząd Podatkowy przyjmie jako wydatek biznesowy część kosztów powstałych w trakcie prowadzenia biznesu. Najczęściej w tym przypadku bierze się pod uwagę ilość mil przejechanych w danym roku i proporcjonalnie do ilości mil biznesowych i prywatnych oblicza się proporcjonalny koszt użytku samochodu w celach biznesowych.

Inaczej będzie w przypadku Małgosi, która kupiła bilet jadąc do banku, aby wpłacić codzienny utarg ze sklepu, ale jednocześnie zrobiła zakupy do domu. W tym przypadku koszt biletu nie będzie mógł być uznany za wydatek biznesowy, ponieważ nie ma możliwości oddzielenie kosztu biletu pomiędzy podróżą do banku, a podróżą na zakupy. W tym wypadku obowiązuje zasada „dual purpose” czyli w wolnym tłumaczeniu podwójnego, niejednoznacznego celu. Tak jak w przypadku wydatków na jedzenie. Ponieważ osoba musi jeść, czy pracuje czy nie, to koszt obiadu wykupionego w trakcie pracy nie może być traktowany jako wydatek biznesowy, pomimo faktu, że wydatek powstał w trakcie pracy.

Podobnie będzie traktowany wyjazd do Edynburga Agaty, która odbyła tam spotkanie z klientem, ale przy okazji została na kilka dni na krótkie wakacje. I w tym przypadku niemożliwe jest oddzielenie prywatnego od biznesowego kosztu podróży, a co za tym idzie nie ma możliwości proporcjonalnego odliczenia kosztu wyjazdu do Edynburga jako kosztu biznesowego, czyli cały wydatek nie może być odliczony od podatku.

Często klienci, którzy przychodzą do naszego biura pytają, czy mogą potraktować wyjazdy do Polski jako wydatki biznesowe. „Mogę przecież powiedzieć, że przy okazji wyjazdu do rodziny musiałem spotkać się z klientem” – argumentował Sebastian, kierowca TIR-a. Otóż reguła ekskluzywności i dualizmu wydatku biznesowego mówi wyraźnie: aby wydatek mógł być odliczony od podatku musi być wyłącznie związany z biznesem i nie może mieć dwuznacznego charakteru. Koszt podróży do Polski kierowców ciężarówek czy innych właścicieli biznesów, którzy nie wyjeżdżają do Polski wyłącznie w celu biznesowym, nie tylko nie podlega zasadzie wyłączności na rzecz biznesu, ale również w przypadku spotkania z potencjalnym klientem przy okazji wyjazdu na wakacje, ze względu na dualny charakter kosztu podróży nie może nawet być częściowo potraktowany jako koszt biznesowy i prywatny. Stąd wyjazd do Polski musi być sfinansowany z prywatnego konta i nie może nawet w małym stopniu być odliczony od podatku.

W przypadku Janka, który używa linii telefonicznej zainstalowanej w domu do celów prywatnych i biznesowych bardzo łatwo jest oddzielić rozmowy przeprowadzone w biznesie i prywatne. W związku z tym Janek ma prawo odliczyć proporcjonalną część kosztów za użycie domowej linii telefonicznej jako wydatek biznesowy.

Urząd Podatkowy zezwala również na odliczenie od podatku części kosztów za mieszkanie, media, council tax, jeśli osoba pracuje w domu i część mieszkania przeznaczona jest na prowadzenie biznesu.

Osoby samozatrudnione (Sel-Employed) mają prawo odliczyć £3 na tydzień za koszty użycia mieszkania w celach biznesowych tzw. Use of Home bez konieczności okazywania jakichkolwiek kalkulacji.

W jaki sposób obliczyć proporcjonalną wysokość wydatków na mieszkanie?

Istnieje kilka sposobów w jaki można ustalić wydatek biznesowy związany z użyciem domu jako wydatku biznesowego. Józef, który pracuje z domu jako architekt obliczył powierzchnię mieszkania w m2. Pokój wykorzystany do biznesu zajmował 10% całej powierzchni mieszkaniowej. W związku z tym po dodaniu stałych kosztów (fixed costs) takich jak wynajem, council tax, ubezpieczenie oraz kosztów zmiennych (variable costs), do których należą światło, gaz, sprzątanie mieszkania, 10% całej kwoty odliczył jako wydatek biznesowy. Paweł natomiast uznał, że skoro pokoje w domu są prawie jednakowej wielkości i jeden z nich wykorzystany jest jako magazyn, to może odliczyć 1/5 kosztów jako wydatek biznesowy.

Pragnę przypomnieć, że osoby samozatrudnione (Sel-Employed) mają prawo odliczyć £3 na tydzień za koszty użycia mieszkania w celach biznesowych tzw. Use of Home bez konieczności okazywania jakichkolwiek kalkulacji czy rachunków za mieszkanie, światło czy council tax. Niemniej jednak, jeśli osoba posiadająca swój własny biznes chciałaby odliczyć większą kwotę, powinna przygotować kalkulacje i uzasadnienie odliczenia kwoty wyższej od wyznaczonej przez HMRC kwoty £3, czyli £156 w skali rocznej.

Przy odliczaniu wydatków biznesowych należy pamiętać, że każdy biznes jest inny i to, co jest wydatkiem biznesowym dla jednego biznesu absolutnie nie będzie mogło być odliczone przez inny. Kwiaciarnia ma prawo odliczenia kosztu zakupu kwiatów, ponieważ jest to wydatek, bez którego nie zarobiłaby pieniędzy. Natomiast mechanik samochodowy, który kupił swojej dziewczynie kwiaty nie może odliczyć go od podatku, ponieważ nie jest to wydatek, który generuje przychód. Dlatego przy odliczaniu kosztów nie warto sugerować się tym, co robią inni. Nawet na stronie urzędowej HMRC nie jest możliwe znalezienie wyczerpującej listy wydatków biznesowych. Urząd Podatkowy może co najwyżej zasugerować, co dana osoba powinna odliczyć od podatku. Podatnik musi sam podjąć decyzję, czy dany wydatek jest w jego przypadku wydatkiem biznesowym. W przypadku kontroli, to podatnik musi udowodnić, że wydatek był niezbędny w prowadzeniu biznesu i w przypadku proporcjonalnego odliczenia kosztów nie miał dualnego charakteru. W celu uniknięcia niemiłej niespodzianki w przyszłości w postaci rachunku wystawionego przez HMRC za niedopłacony podatek z poprzednich lat podatkowych lub kar związanych z wysłaniem fałszywej deklaracji podatkowej, warto przy wypełnianiu rozliczenia podatkowego zastanowić się, czy koszt, który odliczamy od podatku tak naprawdę spełnia wszystkie wymogi wydatku biznesowego, czy nie jest może „trochę naciągany”. Wybór jak zwykle należy do Państwa. I proszę pamiętać, że w przypadku kontroli ze strony Urzędu Podatkowego, to nie księgowy czy osoba wypełniająca w Waszym imieniu rozliczenie podatkowe będzie w odpowiadać za fałszywą czy „naciąganą” deklarację podatkową, ale tylko i wyłącznie właściciel biznesu.

Dorota Cukierska

W przypadku kontroli, to podatnik musi udowodnić, że wydatek był niezbędny w prowadzeniu biznesu i w przypadku proporcjonalnego odliczenia kosztów nie miał dualnego charakteru.