Rozliczenie podatkowe – „Self-Assessment” cz.2

Kto, jak i kiedy musi rozliczyć się z podatku?

Jak już wspominałam we wcześniejszym artykule, rozliczenie podatkowe tzw. „Self-Assessment” (odpowiednik polskiego PIT) musimy wysłać do Urzędu Podatkowego (HMRC) do 31 stycznia 2013 roku. W Wielkiej Brytanii, w odróżnieniu od Polski, obowiązek samodzielnego rozliczenia się z podatku przypada tylko na osoby, które prowadzą działalność gospodarczą tzw. „Self-Employed” lub są dyrektorami spółek czyli „Limited Companies”. Jeżeli jesteś pracownikiem na etacie, to masz ten przywilej, że nie musisz się martwić o rozliczenie z fiskusem. Robi to za Ciebie Twój pracodawca. Jako pracownik musisz jedynie dopilnować, aby pracodawca pamiętał o Twoim P60. Każdy pracownik po 6 kwietnia danego roku powinien otrzymać P60, który można by określić jako PIT dla pracowników. Jeśli jako pracownik otrzymałeś P60, to masz z głowy rozliczenie. Dostałeś potwierdzenie, że pracodawca wykonał swój obowiązek i rozliczył Cię z podatku.

W innej sytuacji znajdują się osoby, które prowadzą swój własny biznes. Oni, niestety nie mają nikogo, kto zadbałby o ich interes i muszą rozliczyć się sami.

Rozliczenie podatkowe może wydawać się bardzo proste. Z jednej strony podliczamy nasze obroty (turnover), z drugiej wydatki (expenses) i pozostajemy z zyskiem (profit)  z którego płacimy podatek.

Banalnie prosta operacja. Czy aby na pewno? Skoro to takie proste, to dlaczego firmy wydają nieraz olbrzymie kwoty na dobrego księgowego, który zajmuje się ich rozliczeniem podatkowym? W czym tkwi problem?

Jak zapewne domyślacie się, problem wynika ze znajomości lub raczej z nieznajomości przepisów prawa podatkowego. A szczególnie reguł związanych z odliczaniem kosztów, czyli „business expenses”. Co można, a czego absolutnie nie należy odliczać od podatku?

Dwa miesiące temu pojawił się w naszym biurze Pan Andrzej, który poprosił nas, abyśmy rozliczyli go z podatku za rok 2011/2012. Przyniósł wyciągi z banku, faktury wystawione klientom i oczywiście stos rachunków. Uśmiechnięty oświadczył, że ma bardzo dużo wydatków biznesowych i dzięki temu nie będzie musiał płacić podatku, ponieważ mimo dość pokaźnych obrotów, wydatki powodują, że zysk jest na granicy kwoty nieopodatkowanej (przyp. w roku podatkowym 2011/2012 kwota nieopodatkowana wynosi £7,475). Patrząc na pokaźny stos rachunków do zaksięgowania, poprosiliśmy Pana Andrzeja, aby dał nam tydzień na przygotowanie rozliczenia. Zaczęliśmy sortować rachunki i po paru godzinach ciężkiej pracy, okazało się, że tylko znikoma ich ilość można potraktować jako wydatek biznesowy.

Jakie wydatki można zaliczyć do wydatków biznesowych?

Niestety, odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Sklep spożywczy będzie miał zupełnie inny zestaw wydatków biznesowych niż np. osoba pracująca na budowie. W przepisach HMRC czytamy, że wydatek, który chcemy odliczyć od dochodów musi być „wholly and exclusively for carrying on and earning the profits of your business”. W wolnym przekładzie, koszt, który możemy odliczyć od podatku musi być związany wyłącznie z prowadzeniem danego biznesu. Co to oznacza?

Jeśli jesteś malarzem to Twoim kosztem biznesowym mogą być narzędzia, których używasz do malowania(np. pędzel), materiały (farby) czyli wszystko to, co jest niezbędne, abyś mógł uzyskać dochód. Kwiaciarka natomiast będzie mogła odliczyć zakup kwiatów, ponieważ dzięki ich sprzedaży uzyskuje dochód.

Jak myślisz, czy jedzenie można uznać za wydatek biznesowy? A skarpetki? Przecież zakładamy skarpetki, kiedy idziemy do pracy. Nie wspominając o pięknej marynarce, którą musi zakładać do pracy sprzedawca.

A jak sprawa wygląda z samochodem, benzyną, telefonem, opłatami za przejazdy metrem, wyjścia do restauracji na obiad lub kolację? A wyjazd na wakacje? Przecież można powiedzieć, że to wyprawa w biznesie.

Na temat wydatków biznesowych istnieje wiele teorii i mitów. Każdy księgowy ma wręcz swój własny repertuar możliwych odliczeń. Pan Andrzej przyszedł do nas z przekonaniem, że właściwie wszystko można odliczyć od podatku. Pan Andrzej nie bardzo chciał przyjąć do wiadomości, że pewnych rzeczy pod żadnym pozorem nie można wliczyć w wydatki biznesowe. Inne natomiast, można jedynie odliczyć w małym procencie.

W pierwszym odrzucie poszły wydatki na jedzenie i ubranie. Pan Andrzej przekonywał, że przecież pracując cały dzień musi jeść i je w godzinach pracy. To dowód, że jest to wydatek biznesowy*. Do tego musi kupować ubranie, które używa wyłącznie do pracy, kilka par spodni, zupełnie nowe adidasy, koszulki etc. „Mój ostatni księgowy powiedział, że istnieje ryczałt na odliczenie wydatków na ubranie” – przekonywał Pan Andrzej – I miał rację. Istnieje umowa z HMRC o tzw. „flat rate expenses”. Dotyczy ona tych osób, które muszą kupować specjalistyczne narzędzia lub specjalistyczne ubrania do wykonywania danego zawodu. Zamiast trzymać wszystkie rachunki za poszczególne części specjalistycznej garderoby, mogą po prostu dodać jako koszt biznesowy £60 na ubranie, jeśli ktoś pracuje na przykład jako krawiec, £140 jeśli jest stolarzem, £100 jako rolnik, a całe £60jeśli pracuje na budowie jako „labourers” (pomocnik na budowie). Pragnę przypomnieć, że mówimy o wydatkach w skali rocznej.

Przy odliczeniu ubrania do pracy możemy kierować się bardzo prosta zasadą – odliczyć można tylko specjalistyczne ubrania, niezbędne do wykonywania danej pracy. Jeśli dana osoba pracuje na budowie i musi nosić kask, specjalistyczne obuwie, rękawice czy kamizelki to ich zakup można odliczyć od podatku. Podobnie sytuacja wygląda z pielęgniarkami, lekarzami, policjantami etc. Można również odliczyć podkoszulki czy marynarki, ale tylko w przypadku, gdy jest na nich w widocznym miejscu wygrawerowane logo firmy. Warto przy tym podkreślić, że jeśli w ciągu roku osoba wydaje większą kwotę na specjalistyczne ubranie, aniżeli kwoty uzgodnione przez HMRC w ryczałcie, to oczywiście odliczamy rzeczywisty koszt zakupu. Musimy przy tym pamiętać o zachowaniu rachunków jako dowód zakupu.

Jeśli wciąż masz wątpliwości zapraszam do lektury sprawy sądowej pewnych prawników, którzy uparli się, że noszenie garniturów jest nieodłącznym aspektem wykonywanej przez nich pracy. Przecież nie mogą reprezentować swoich klientów w podkoszulkach? Skoro oni przegrali argumentację z HMRC, to Wam nie radzę zaczynać swojej batalii.

A jak wygląda sprawa z samochodem? Pan Andrzej przyniósł ze sobą rachunek na nowiutkiego Renault. Szkoda, że to samochód osobowy i na wożenie farby i pędzli w ogóle się nie nadawał. Pan Andrzej oczywiście argumentował, że samochodu używa wyłącznie w biznesie i dlatego koszt samochodu powinniśmy potraktować jako wydatek biznesowy.

Jeśli Pan Andrzej kupiłby van’a, to sprawa byłaby bardzo prosta. Zakup samochodu wraz z kosztami utrzymania oraz benzyną byłaby wydatkiem biznesowym. Van traktowany jest bowiem jako swoiste „narzędzie” niezbędne do wykonywania pracy.

W przypadku samochodu osobowego (samochód osobowy klasyfikowany jest przez HMRC jako car) sprawa wygląda nieco inaczej. Pan Andrzej, używając swojego prywatnego samochodu do pracy, może odliczyć tzw. „mileage”, czyli mile przejechane w pracy. Warto przy tym pamiętać, że przejazd z domu do jednego miejsca pracy np. biura nie można odliczyć od podatku. Na szczęście Pan Andrzej używał swego samochodu do dojazdu do różnych klientów w różnych rejonach Londynu.

Tutaj pragnę zwrócić uwagę, że Urząd Podatkowy (HMRC) dopuszcza odliczenie części wydatków na benzynę i utrzymanie samochodu osobowego proporcjonalnie do użytku prywatnego i w biznesie.

Przy czym zakup jakiegokolwiek majątku lub środków trwałych (fixed assets) nie odlicza się jako „business expenses” tylko jako odpisy amortyzacyjne (captal allowance) lub w postaci „Annual Investment Alloances” (AIA), o których pisałam we wcześniejszych artykułach.

Pan Andrzej upierał się również przy odliczeniu czynszu za mieszkanie, prądu, gazu i garażu jako koszu biznesowego. Na pytanie „Jaka część mieszkania przeznaczona jest wyłącznie na cele biznesowe?” padła jednoznaczna odpowiedź: „żadna”. Pan Andrzej mieszkał bowiem z żoną i dwójką dzieci w dwupokojowym mieszkaniu, które nie było jego miejscem pracy. „To jak możemy zastosować warunek… tylko i wyłącznie w celu biznesowym?”.

Oczywiście, jeśli osoba jest samozatrudniona (Self-Employed), to Urząd Podatkowy (HMRC) dopuszcza odliczenie procentowe wydatków na mieszkanie, prąd, wodę „council tax”. Jednakże bardzo ważnym warunkiem zaakceptowania wydatku, jest założenie, że chociaż część mieszkania przeznaczona jest na wykonywanie zawodu lub ewentualnie przez kilka godzin w ciągu tygodnia dane pomieszczenie wykorzystywane jest tylko i wyłącznie w celu prowadzenia biznesu. W przeciwnym wypadku można odliczyć ryczałtowo £3 na tydzień, co w skali rocznej daje £156, które spokojnie można odliczyć od podatku.

O sprawie wyjazdu na wakacje nie będę już nawet wspominać. Pan Andrzej, zrozumiawszy co można uznać w jego przypadku za wydatki biznesowe (business expenses), sam odłożył na bok bilety na Wyspy Kanaryjskie i z rozbrajającym uśmiechem rezygnacji oznajmił: „to mamy kłopot”. Otóż zamiast prawie zerowego podatku, którego spodziewał się na początku, Pan Andrzej musiał przygotować się na zapłacenie całkiem pokaźnej kwoty.

Na koniec prośba. Jeśli nie jesteś do końca przekonany, czy dany wydatek możesz odliczyć od podatku, zadaj sobie proste pytanie: „czy gdybym nie miał tego biznesu, lub gdybym nie wykonywał danego zawodu, to czy dokonałbym tego zakupu?”.

Jeśli odpowiedź brzmi – tak, to nie jest to wydatek biznesowy i nie można odliczyć go od podatku. Prawda, że prosty test?

*(Temat wydatków na posiłki jest dosyć rozległy i opiszę go innym razem)