Rozliczenie podatkowe 2012/2013

Koszty reprezentacyjne – Entertainment costs

5 kwietnia zakończył się rok podatkowy 2012/2013. Oznacza to, że każdy, kto pracuje jako osoba samozatrudniona (Self-Employed) lub jest dyrektorem spółki z o.o. (Limited Company) musi się rozliczyć z Urzędem Podatkowym (HMRC) ze swoich dochodów. Termin rozliczenia to 31 październik 2013 w przypadku rozliczenia drogą papierową oraz 31 styczeń 2014, w przypadku rozliczeń wysłanych drogą elektroniczną (online).

Przygotowując rozliczenie podatkowe bierzemy pod uwagę dochody oraz wydatki biznesowe i z wypracowanego zysku, płacimy podatek. I tutaj pojawia się pytanie. Co jest wydatkiem biznesowym i jakie koszty można odliczyć od podatku? Wielu klientów przychodzi do naszego biura z zapytaniem, czy koszt kolacji biznesowej czy zakup jedzenia w trakcie pracy można odliczyć od podatku?

Marcin prowadzi bardzo dobrze prosperującą firmę doradztwa biznesowego. W celu omówienia strategii działania często zaprasza swoich klientów na obiady lub kolacje biznesowe. Wydatek na tzw. koszty reprezentacyjne biznesu stanowią prawie 50 proc. całkowitych kosztów ponoszonych przez biznes. Zgodnie z zasadą „wholly and exclusivelly for business purposes” (koszt poniesiony wyłącznie w biznesie), Marcin potraktował koszt obiadów z klientami jako wydatek biznesowy (business expense) i odliczył go od podatku. Jakież było jego zdziwienie, kiedy Urząd Podatkowy (HMRC) przy rutynowym sprawdzeniu rozliczenia nie zaakceptował kosztów reprezentacyjnych jako wydatku biznesowego.

„Jak to możliwe – argumentował z niedowierzaniem – przecież specyfika mojego biznesu wymaga zaproszenia klientów na kolację czy obiad. Dzięki temu nie tylko zdobywam nowych klientów, co jest swoistą reklamą firmy, ale również spotkanie z klientami na kolacji jest często potwierdzeniem zawartego kontraktu i nie poniósłbym tego wydatku, gdybym nie prowadził biznesu”.

Marcin teoretycznie miał rację. Kolacja z klientem jest wydatkiem poniesionym w biznesie i powinno być traktowane jako wydatek biznesowy, a tym samym powinna istnieć możliwość odliczenia tego kosztu od podatku. I tak było do 1965 roku. Warto pamiętać, że w Wielkiej Brytanii w przypadku niejasności, czy dany wydatek można uznać za biznesowy czy nie, Urząd Podatkowy lub osoba prowadząca biznes, która nie zgadza się z decyzją HMRC wnosi sprawę do sądu i to sędzia decyduje, czy dany wydatek, koszt można odliczyć od podatku czy nie. W ten sposób powstaje precedens, który stanowi swoisty wyznacznik, w jaki sposób dany wydatek powinien być traktowany w przyszłych rozliczeniach podatkowych. Tak też zdarzyło się w przypadku wydatków reprezentacyjnych. W 1952 roku kancelaria prawna Bentleys, Stokes and Lowless v Beeson wniosła pozew do sądu, odwołując się od decyzji HMRC, w której Urząd Podatkowy nie wyraził zgody na odliczenie od podatku wydatków na kolacje z klientami kancelarii. W przypadku Bentleys, Stokes and Lowless v Beeson sąd przychylił się do argumentacji prawników i wydatki związane z przyjmowaniem klientów zostały uznane jako wydatek biznesowy. Dzięki wyrokowi z 1952 roku powstał precedens, który pozwalał na odliczanie od podatku wydatków na obiady czy kolacje biznesowe. Niestety, z czasem wydatki na koszty reprezentacyjne, w tym kolacje czy obiady z klientami, przybrały monstrualne rozmiary. I w związku z tym wprowadzono prawo, które zakazało traktowania kosztów spotkań z klientami jako wydatków biznesowych. Mówi o tym artykuł ITTOIA05/S45 dotyczący osób indywidualnych oraz partnership oraz CTA09/S1298 dla spółek (limited companies) oraz korporacji. W świetle nowego prawa, sprawa kancelarii prawnej przeciwko HMRC Bentleys, Stokes and Lowless, zakończyłaby się niepomyślnie i firma musiałaby zapłacić podatek za koszty reprezentacyjne poniesione w trakcie prowadzenia biznesu.

Wydatki na pracowników

Co w przypadku, jeśli firma zatrudnia pracowników (Employees) i organizuje dla nich wyjście do restauracji w nagrodę za dobrą pracę? Jeśli w kolacji biorą udział tylko i wyłącznie pracownicy, a nie potencjalni lub istniejący klienci, Urząd Podatkowy zezwala na wliczenie takiego wydatku w koszty biznesowe. Uznaje bowiem, że nie są to koszty reprezentacyjne (entertainment expenses), a właśnie koszty biznesowe, które powstały w związku z prowadzeniem biznesu. W przypadku, jeśli kolacja zorganizowana byłaby tylko dla dyrektorów firmy lub brałyby w niej udział osoby, nie będące pracownikami firmy, koszty te nie podlegałyby już pod kategorię wydatków biznesowych, a tym samym nie mogłyby być odliczone od podatku. Do tego dochodzą restrykcje finansowe. Urząd Podatkowy (HMRC) zezwala pracodawcy odliczyć od podatku kolacje lub obiad zorganizowany dla pracowników, jeśli koszt na osobę nie przekracza £150 w ciągu roku. Czyli jeśli pracodawca organizuje kolację świąteczną dla swoich pracowników oraz np. dodatkowe wyjście na obiad w ciągu roku to koszt obu nie może przekroczyć £150 na osobę.

Zagraniczni klienci

Co w przypadku klientów spoza Wielkiej Brytanii (overseas clients)? Niedawno pojawiła się w sądzie sprawa Danfoss and AstraZeneca (Case-371/07) dotycząca wydatków biznesowych związanych z kosztami reprezentacyjnymi klientów spoza UK. Wyrok, który zapadł, otwiera możliwość odliczania kosztów związanych ze spotkań z klientami nie będącymi mieszkańcami Wielkiej Brytanii jako wydatku biznesowego. Oznacza to, że jeśli firma zarejestrowana w UK zaprasza na kolację oraz płaci za pobyt w hotelu potencjalnego klienta z Polski, to taki wydatek będzie można uznać za wydatek biznesowy. Ponieważ sprawa Danfoss and AstraZeneca jest dosyć świeża, bardzo trudno określić, jakie będą jej implikacje w przyszłych rozliczeniach podatkowych.

W 2009 roku HMRC wydało nowy zestaw reguł dotyczących odliczania kosztów reprezentacyjnych dla klientów mieszkających w Wielkiej Brytanii (ITTOIA s57A) oraz (BIM37670). Właściciel biznesu lub osoba samozatrudniona (Sole Trader) ma możliwość odliczenia od podatku wydatków związanych z kosztami zorganizowania lub dotarcia na spotkanie z klientem. Wprawdzie koszt kolacji wciąż nie może być odliczony od podatku, niemniej jednak koszt podróży będzie już traktowany jako wydatek biznesowy (business expense).

Spotkania biznesowe

Czy można odliczyć koszt spotkań biznesowych? Niestety koszty na jedzenie oraz picie poniesione w trakcie organizowanego spotkania biznesowego, w którym biorą udział partnerzy lub właściciele biznesu, nie mogą być traktowane jako wydatki biznesowe. Przekonali się o tym partnerzy firmy prawniczej, których koszty na jedzenie oraz picie w trakcie spotkań z partnerami firmy nie zostały uznane przez HMRC jako koszty biznesowe (sprawa Watkis v Ashford Sparkes & Harward [1985] 58TC468). Firma prawnicza składająca się z 19 partnerów w swoim rozliczeniu podatkowym chciała odliczyć od podatku £804 na jedzenie i picie konsumowane przez partnerów w trakcie spotkań czysto biznesowych. Sędzia, w uzasadnieniu swojego wyroku argumentował, że partnerzy w trakcie spotkania czysto biznesowego, spożywając posiłek lub pijąc napoje zaspokajali swoje potrzeby fizjologiczne i tym samym nie ma mowy o zakwalifikowaniu tego typu wydatków jako wydatku biznesowego. Gdyby bowiem nie spotkali się w celu omówienia biznesu to i tak musieliby jeść i pić, a więc zasada „wholly and exclusivelly for business purposes” w tym wypadku nie obowiązuje. Co innego w przypadku zorganizowanej przez kancelarię konferencji, na którą obok partnerów zaproszeni zostali również ich małżonki oraz dzieci. Konferencja odbywała się w hotelu i trwała dwa dni. W tym przypadku sędzia zgodził się na zakwalifikowanie kosztów za hotel oraz wyżywienie jako wydatków biznesowych. Jako uzasadnienie swojej decyzji podał fakt, że osoby przybyłe na konferencje posiadają swoje własne domy, w których mogłyby spędzić noc. Tak więc konferencja, która stanowiła swoiste spotkanie integracyjne firmy miała wszelkie walory wydatku biznesowego, ponieważ poniesione zostały tylko i wyłącznie w celu biznesowym.

Koszt jedzenia na wyjeździe służbowym

Wspomniany już powyżej informator Urzędu Podatkowego dostępny na stronie internetowej HMRC www.hmrc.gov.uk BIM37670 mówi wyraźnie, że wydatki na jedzenie poniesione w czasie pracy nie są wydatkami biznesowymi, ponieważ każdy musi jeść, więc wydatek ten nie podlega zasadzie wydatków poniesionych wyłącznie w celu biznesowym (wholly and exclusively for business purposes). Przekonali się o tym Caillebotte v Quinn [1975] 50TC222 oraz Watkis v Ashford, Sparkes and Harward [1985], którzy przegrali sprawy w sądzie związane z odliczaniem kosztów na jedzenie jako wydatku biznesowego. Warto przy tym wspomnieć, że jak zwykle od każdej reguły istnieje kilka wyjątków. Tak jest w sytuacji osób, których zawód polega na podróżowaniu (commercial travellers) lub jeśli właściciel biznesu musi wyjechać w biznesie lub na spotkanie z klientami do innego miasta. Jerzy, który pracuje na co dzień w biurze projektanckim musi wyjechać w delegację do innego miasta w celu dokonania prezentacji lub Monika, która prowadzi sklep, wyjeżdża na targi do Manchester. W takich przypadkach koszt podróży jest wydatkiem biznesowym. Podobnie jak koszt hotelu oraz wydatki na jedzenie. Oczywiście zasada rozsądku obowiązuje (reasonable expenses).

Wyjątek – kierowcy ciężarówek

W sierpniu 1993 roku Urząd Podatkowy opublikował informator TB8K mówiący o możliwości odliczania od podatku wydatków na jedzenie. Otóż, kierowcy ciężarówek z racji wykonywanego zawodu, niejednokrotnie są zmuszeni do pozostania nocą poza domem ze względu na inaczej regulowany dzień pracy. Stąd kierowcy mogą potraktować koszt jedzenia (oczywiście musi to być reasonable cost) jako wydatek biznesowy. Potwierdza to sprawa Watkis v Ashford Sparkes & Harward 58TC468 (BIM37925).

Jak widać z powyższych przykładów zasada „wholly and exclusivelly for business purposes” może być bardzo niejasna i budzić wiele kontrowersji. Aby uniknąć kłopotów z Urzędem Podatkowym, przy odliczaniu kosztów reprezentacyjnych od podatku należy przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, czy dany wydatek ma wyłącznie charakter biznesowy i czy nie ma on przypadkiem dualnego, podwójnego aspektu. W razie wątpliwości, lepiej zachować daleko posuniętą ostrożność i po prostu nie odliczać takiego wydatku od podatku.