Unia Europejska a VAT

„Założyłem nowy biznes. Kiedy kupowałem w Polsce maszynę do czyszczenia to do dosyć już pokaźnej sumy dodano 23% VAT. Powiedziałem firmie, w której zrobiłem zakup, że moja firma zarejestrowana jest w Wielkiej Brytanii i w związku z tym nie powinni dodawać do faktury VAT. Powiedziano mi, że muszę im przedstawić NIP europejski. Jeśli takowego nie mam, to VAT musi być dodany do zakupu. Co to takiego NIP europejski, jak się mogę o niego postarać i czy mogę uzyskać zwrot VAT dodany do faktury polskiej? Mój kolega ma podobną firmę. Handluje z różnymi firmami w Unii Europejskiej i nikt nie dodaje VAT do faktur wystawionych jego firmie? Jak to możliwe?” – to tylko kilka z wielu pytań, które padają od zdezorientowanych klientów, którzy nie bardzo rozumieją dlaczego oni muszą płacić VAT, a inni nie mają dodawanego VAT, jeśli zrobią zakup towaru lub usługi w innym kraju Unii Europejskiej.

W wyniku powstania Unii Europejskiego oraz wprowadzenia jednolitego rynku „single market” wśród krajów należących do Unii, wprowadzono też specjalne reguły dotyczące podatku VAT. W celu odróżnienia handlu z krajami spoza Unii Europejskiej, wprowadzono nawet nowe słownictwo. Tak więc znany od lat import (czyli zakup towarów) nazwany został EC „acquisitions” (czyli po prostu zakup), a słowo eksport (czyli sprzedaż towarów poza granice Wielkiej Brytanii) w obrębie krajów UE określony został jako „despaches” lub „removal”.

Nie tylko słownictwo uległo zmianie. Przypomnijmy, że VAT to podatek od wartości dodanej, czyli podatek dodawany do produktów i usług. W Wielkiej Brytanii wysokość doliczanego podatku VAT to 20%. W Polsce VAT wynosi 23%, Duńczycy płacą 25% VAT, a na Cyprze tylko 15%. Co się dzieje, jeśli biznes zarejestrowany w UK kupuje towar od producenta z Cypru? Jaki VAT sprzedawca na Cyprze dodaje do swej faktury wystawionej kupującemu w UK? Otóż, aby ujednolicić rynek europejski i wspomóc firmy borykające się z różnymi stawkami VAT wprowadzono tzw. VAT zerowy w handlu międzynarodowym wśród członków Unii Europejskiej. Oznacza to, że jeśli firma Jacka jest zarejestrowana VAT i kupuje towar w Niemczech, to firma niemiecka eksportująca towar do UK („despaches”) ma obowiązek sprawdzenia, czy firma Jacka posiada ważny numer VAT. Jednym ze sposobów, w jaki można otrzymać potwierdzenie ważności numeru VAT, stosowane w całej Unii Europejskiej, jest „VAT validation”, które można dokonać przez Internet wchodząc na ogólnie dostępną stronę internetową http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

Jeśli firma posiada ważny numer VAT, to firma niemiecka do swojej faktury nie dodaje istniejącego w Niemczech 19% VAT, tylko VAT zerowy. Jacek otrzyma towar o 19% tańszy, musi jednak w swoim rozliczeniu VAT, które wysyłane jest kwartalnie, poinformować HMRC o wysokości zakupu z Unii Europejskiej (EC acquisitions). Towar następnie sprzedany firmie brytyjskiej ma dodany 20% VAT obowiązujący w UK.

– „Jak sytuacja wygląda w przypadku sprzedaży do innego kraju w EU? Mam zamiar sprzedać kilka produktów nowemu klientowi w Polsce. Czy powinienem dodać VAT?”

Sprzedaż w obrębie EU podlega tej samej regule, co kupno. Czyli, jeśli klient w Polsce ma firmę zarejestrowaną VAT, to oczywiście firma brytyjska nie doda VAT do wystawionej faktury, czyli wystawi fakturę z VAT zerowym.

– „W jaki sposób Urząd Podatkowy w UK będzie wiedział, że część towaru była zakupiona przez polskiego klienta i dlatego VAT nie został dodany do wystawionej w UK faktury?”

Obok kwartalnego rozliczenia VAT, w którym HMRC otrzymuje informacje o sprzedaży w EU, wysyła się dodatkową formę tzw. „EC Sales List”. W formie tej podaje się numer VAT każdego klienta z Unii Europejskiej wraz z wysokością transakcji.

Ostatnio zdarzyło się Jackowi, że wysłał towar na niebagatelną kwotę £5,000 nowemu klientowi z Węgier. Jak to zwykle bywa Jacek był tak zajęty, że nie sprawdził ważności VAT i w momencie wysyłania „EC Sales List” okazało się, że podany przez Węgra numer VAT nie jest akceptowany. Jacek sprawdził na stronie internetowej i faktycznie „VAT validation” wypadło jako nieaktualny VAT.

– „Czy to oznacza, że ja teraz z własnej kieszeni muszę dopłacić za VAT, którego nie doliczyłem do faktury? – pytał skonfundowany przy kolejnej wizycie w naszym biurze – czy istnieje możliwość sprawdzenia jaki numer VAT ma firma nowego klienta z Węgier?”

Obowiązkiem każdego biznesu jest sprawdzenie prawdziwości i aktualności numeru VAT i sprzedaż z VAT zerowym do kraju w Unii Europejskiej może być dokonana tylko po sprawdzeniu ważności podanego nam przez potencjalnego klienta numeru VAT. Co do sprawdzenia numeru VAT klienta, to nawet gdyby sprzedaż dokonana była w UK, nie ma możliwości sprawdzenia, jaki numer rejestracyjny VAT posiada dana firma. Oczywiście numer VAT zgodnie z prawem powinien widnieć na każdej fakturze wystawionej przez firmę zarejestrowana VAT, ale jeśli takiej informacji nie ma, to nie można zadzwonić do HMRC i poprosić onumer VAT danej firmy. Są to informacje zastrzeżone i nikt bez autoryzacji nie może uzyskać takich danych. Podobnie jest z numerem podatkowym czy adresem zamieszkania indywidulanego podatnika.

Na szczęście, klient Jacka nie był żadnym oszustem, tylko przy spisywaniu numeru VAT powstała mała pomyłka w liczbie. Jacek odetchnął z ulgą. Nie uśmiechało mu się dopłacać z własnej kieszeni £1000 VAT.

– „A co z moim producentem w Polsce. Chcę kupić od nich nową maszynę, ale oni żądają ode mnie NIP europejskiego? Jak mam go uzyskać?”

NIP europejski to nic innego jak numer VAT. W Polsce obowiązuje nieco odmienne prawo podatkowe. Istnieje rozróżnienie na VAT dodawany do sprzedaży towarów i usług klientom w Polsce oraz VAT europejski. Firmy w Polsce, które chcą sprzedawać towary do krajów w Unii Europejskiej muszą dokonać dodatkowej rejestracji w Urzędzie Podatkowym i ponieważ wiąże się to z dodatkowym rozliczeniem VAT europejskiego, to niektóre małe firmy nie mogą sobie na to pozwolić i mimo, że podamy im numer VAT firmy zarejestrowanej w UK, one i tak muszą dodać 23% VAT do sprzedawanego towaru.

Natomiast w przypadku większego zakupu wystarczy podanie brytyjskiego VAT, który najczęściej zaczyna się od liter GB i ten numer znany jest w Polsce pod nazwą NIP Europejskiego.

– „A co w przypadku, jeśli zawożę towar do Włoch i muszę płacić za benzynę. Na stacji benzynowej we Francji czy we Włoszech nikt mi nie wystawi faktury z zerowym VAT’em na podstawie mojej rejestracji w UK? Co w takim przypadku? Czy istnieje możliwość odzyskania zapłaconego np. na stacji benzynowej we Francji podatku VAT?”

Firma Jacka zajmuje się częściowo transportem towarów do innych krajów Unii Europejskiej. Wiąże się to z wydatkami na benzynę, do których w każdym kraju dodawany jest przecież VAT. Aby uniknąć zbytniej biurokracji na stacjach benzynowych w krajach Unii wprowadzono możliwość zwrotu VAT poprzez VAT Refund Scheme. Każdy, kto jest zarejestrowany VAT może uzyskać zwrot VAT zapłaconego w innym kraju Unii Europejskiej. Należy przy tym pamiętać, że zwrot można otrzymać tylko w przypadku, jeśli nie było możliwości otrzymania faktury z VAT zerowym. Nie można bowiem starać się o zwrot VAT z faktury, która po prostu została nieprawidłowo wystawiona.

– „Co w przypadku, jeśli klient w Unii Europejskiej nie jest zarejestrowany VAT. Czy można wystawić mu fakturę z zerowym VAT?”

Niestety jest to niemożliwe. Każdego klienta z Unii Europejskiej, który nie jest płatnikiem VAT traktujemy jak mieszkańca Wysp Brytyjskich, czyli do sprzedanego towaru lub usługi musimy dodać obowiązujący w UK 20% podatek VAT.

Ostatnio przyszedł do naszego biura Jarek, który otworzył sklep internetowy i okazało się, że proponowany przez niego towar stał się hitem na polskim Allegro. Bardzo szybko sprzedaż przekroczyła limit £70,000 wymagany do rejestracji VAT. Pojawił się jednak niemały problem. Otóż zgodnie z przepisami Unii Europejskiej, sprzedaż detaliczna (przez sprzedaż detaliczną rozumiemy sprzedaż klientom, którzy nie mają biznesów zarejestrowanych VAT) do innych krajów EU jest ograniczona dosyć restrykcyjnymi limitami. Najniższy limit sprzedaży klientom detalicznym w obrębie Unii ma Polska. Jeśli biznes zarejestrowany w UK sprzeda polskim klientom detalicznym towar powyżej 160,000 złotych w skali rocznej, to firma brytyjska jest zobowiązana do rejestracji VAT w Polsce i odprowadzenia 23% VAT Urzędowi Skarbowemu w Polsce. Jarek stanął przed dylematem. Albo rozwijać biznes i rejestrować się jako podatnik VAT w Polsce albo zmniejszyć obroty i nie „ryzykować” kontaktów z polskim Urzędem Podatkowym.

Jak widać z powyższego przykładu rynek europejski, pomimo wielu udogodnień oraz ujednolicenia przepisów, wciąż boryka się z problemami związanymi z różnicami wielu odrębnych ekonomii i systemów podatkowych. Na szczęście większość przepisów działa bez zarzutów i handel z krajami Unii Europejskiej nie przysparza zbyt wielu kłopotów. Wprowadzenie możliwości rozliczeń drogą elektroniczną (online) znacznie usprawniło pracę nie tylko urzędników, ale przede wszystkim przyniosło niesłychana ulgę zapracowanym właścicielom firm. Ciekawa jestem, kiedy w naszym rodzimym kraju rozliczenia wysyłane drogą elektroniczną staną się taką samą rutyną jak to ma miejsce na Wyspach Brytyjskich. Może wtedy zamiast rzeszy Polaków otwierających świetnie prosperujące biznesy na Wyspach Brytyjskich i co za tym idzie odprowadzających podatki na angielskie szkoły, szpitale, policje itp. przedsiębiorcy z całej Unii Europejskiej będą ubiegać się o możliwość założenia biznesu w Polsce, która zasłynie z przyjaznego podejścia do biznesu i ludzi sukcesu.