Ciężkie życie pracodawcy

Koniec roku podatkowego (5 kwiecień) to dla pracodawców niezwykle pracowity okres. Jak wspominałam w moich wcześniejszych artykułach w Wielkiej Brytanii pracodawca ma obowiązek rozliczyć pracowników z podatku, wysyłając Employer Annual Return do HMRC z informajcą o wysokości zarobków każdej zatrudnionej w firmie osoby oraz wysokość odprowadzonego przez nią podatku. Dzięki temu pracownicy otrzymują P60, czyli dokument potwierdzający dochody w danym roku podatkowym. Pracodawcy mają zaledwie niecałe dwa miesiące, do 22 maja danego roku, na wysłanie rozliczenia rocznego do HMRC oraz wypełnienie P60 dla wszystkich pracowników.

– Czy nie lepiej zatrudnić ludzi na zasadach umowy – zlecenia, które są zarejestrowane jako Self-Employed i nie tylko nie odprwadzać miesięcznie do HMRC podatków, ale również zaoszczędzić na płaceniu składek National Insurance Contributions? Osoby pracujące jako Self-Employed sami muszą rozliczyć się z Urzędem Podatkowym i tym samym do nich należy uregulowanie płatności podatku oraz NIC. Czy to nie byłaby oszczędność dla moje firmy? – pytał jak zwykle szukający najprostszych sposobów na prowadzenie firmy Jacek, właściciel nowo powstałej spółki (limited company).

Wielu właścicieli firm, zarówno limited companies jak i Sole Traders, chętnie uniknęłoby konieczności zatrudniania ludzi jako pracowników na etacie, oszczędzając nie tylko czas, ale przede wszystkim pieniądze, które muszą wpłacić w imieniu swoich pracowników do HMRC. Chętnie zatrudniliby osoby jako Self-Employed, z którymi nie trzeba by było podpisywać umowy o pracę, płacić za urlop i zwolinić kiedy przyjdzie na to ochota. Dlaczego męczyć sie z pracownikami, którzy stawiaja wymagania, oczekują tygodniowych lub miesięcznych regularnych wypłat, i którzy mogą, gdy im się to spodoba pozwać pracodawcę do Trybunału (Employment Tribunal) w razie sporów lub nieetycznego traktowania. Czy jest sposób, aby uniknąc zatrudniania ludzi na etat?

– W jaki sposób pracodawca może zadecydować czy dana osoba powinna być pracownikiem? Czy księgowy, który przychodzi do pracy tylko raz w tygodniu i sam wybiera dzień pracy to osoba, której można zapłacić za usługę? Co z kierowcą, który ma własny van i rozwozi towar do klientów w różnych godzinach pracy? Czy on też może być wynagrodzony jako osoba Self-Employed? Kto decyduje, czy dana osoba to jeszcze Self-Employed czy to już pracownik na etacie (Employee)?

Podobne problemy z rozpoznaniem statusu osoby pracującej dla firmy ma wielu pracodawców. W tym celu stworzony został przez HMRC test, który można wypełnić online i który respektowany jest przez urzędników HMRC w razie kontroli. Employment Status Indicator, znany pod skrótem  ESI dostępny jest na stronie internetowej HMRC http://www.hmrc.gov.uk/calcs/esi.htm

– W takim przypadku, jeśli dana osoba może być zatrudniona tylko jako pracownik, to jak wygląda procedura zatrudniania ludzi? – pytał Jacek, którego biznes rozwinął się do tego stopnia, że już po pół roku działalności stanął przed dylematem zatrudnienia ludzi. – Czy mogę po prostu poprosić np. Zbyszka, aby przyszedł do pracy. Gdzie powinienem zgłosić, że Zbyszek zaczął pracować w mojej firmie? O jakie dokumenty muszę poprosić potencjalnego pracownika? I jakie są moje obowiązki jako pracodawcy?

Aby móc zatrudniać ludzi dany biznes powinien być przede wszystkim zarejestrowany w HMRC jako pracodawca (Employer). Nie ma znaczenia, czy dany biznes operuje na zasadach Self-Employment, Partnership czy Limited Company. Jeśli Twój biznes to Self-Employed (czyli działalność gospodarcza), to możesz zarejestrować się w HMRC jako pracodawca (Employer) i podobnie jak w przypadku limited company, możesz zatrudnić ludzi. Warto przy tym pamiętać, że jednym z wyznaczników statusu osoby samozatrudniającej się jest możliwość wysłania w swoje miejsce innej osoby lub osób do wykonania danej pracy lub zlecenia.

– W jaki sposób należy się zarejstrować się jako Pracodwaca (Employer)?

Rejestracja jako Employer jest dosyć prosta. Podobnie jak w przypadku rejestracji Self-Employed istnieją trzy sposoby poinformowania HMRC o intencji zatrudnienia pracowników. Można zadzwonić do HMRC bezpośrednio, wypełnić formę dostepną na HMRC stronie internetowej http://www.hmrc.gov.uk/paye/intro/register-email.htm, lub wysłać list. Najbardziej popularną formą rejestracji jest wysłanie maila z wypełnioną elektronicznie formą.

– Jakie informacje są potrzebne przy rejestracji firmy jako Pracodawcy (Employer)?

Nazwa firmy, numer podatkowy firmy tzw tax reference lub UTR number, adres, imię i nazwisko właściciela, rodzaj biznesu. Po wysłaniu aplikacji do HMRC otrzymuje się list informujący o kodach potwierdzających rejestrację jako pracodawcy. Kody te znane są jako Accounts Office Reference oraz PAYE (Pay As You Earn) reference. Dzięki tym kodom pracodawca może powiadomić HMRC o zatrudnieniu pracowników oraz wysłać rozliczenie roczne zwane Employer Annual Return po zakończeniu roku podatkowego, czyli po 5 kwietnia danego roku.

– A co w przypadku, jeśli moja dziewczyna pracowała dla mnie na pół etatu, a ja jeszcze nie byłem zarejstrowany jako Pracodawca? Czy to było legalne? – Pytał Jacek, który dopiero po kilku miesiącach poinformował nas o fakcie zatrudnienia dziewczyny jako sekretarki.

Zatrudnienie danej osoby w firmie przed otrzymaniem kodów potwierdzających rejestrację firmy jako Employer to nie problem. Tym bardziej w przypadku, jeżeli dana osoba pracowała w niepełnym wymiarze godzin, czyli jej zarobki były poniżęj granicy, od której wymagane jest odprowadzenie podatku (Income Tax) oraz składek na National Insurance. W roku podatkowym 10/11 granica dochodów od których zaczynał się tzw zerowy NIC wynosiła £95 tygodniowo. W takim przypadku można zatrudnić osobe bez konieczności rejestracji firmy jako Pracodawcy. Aby jednak zatrudnienie zostało uznane za leglane muszą być spełnione dodatkowe warunki. Przede wszystkim, mimo, że pracodawca nie otrzymał kodów PAYE to ma obowiązek wystawienia listy płac (payslips). Do tego dochodzi podpisania umowy o pracę oraz, co najważniejsze, a o czym wielu pracodawców zapomina, wykupienie Employers’ Liability Insurance, czyli ubezpiecznia pracodawcy. Kary za nie posiadanie przez firmę Employer Liability Insurance są astronomiczne. Warto pamiętać, że za każdy dzień przepracowany przez pracownika bez ważnego ubezpiecznia grozi kara do £2,500. Z tego wynika, że zatrudnienie dziewczyny mogłoby kosztować firmę Jacka fortunę. Bo jak można było sie domyślić, Jacek Employers’ Liability Insurance nie posiadał.

– Czy w takim przypadku, jeśli firma zatrudnia dyrektora, to również musi być wykupiny Employers’ Liability Insurance?

Zatrudnienie dyrektora przez limited company lub w przypadku osoby pracującej jako Sole Trader na szczęście jest nieobowiązkowe. Employers’ Liability (Compulsary Insurance) Act 1969 wprowadził wyjątek od obowiązku posiadania Employers’ Liability Insurance w przypadku, kiedy firma zatrudnia tylko dyrektora i do tego, dyrektor jest też głównym udziałowcem firmy (shareholder), co oznacza, że musi posiadać minimum 50% akcji spółki.

Dlaczego Employers’ Liability Insurance jest tak ważny? Dzięki niemu firma ma zabezpiecznie w razie gdyby pracownik zachorował lub uległ wypadkowi w trakcie pracy i podał pracodawcę do sądu o odszkodownia. Koszt wypłaconego odszkodownia pokrywany jest właśnie z EL.

– Jakie obowiązki ma wobec pracowników pracodawca?

Pracodawca musi odprowadzać w imieniu pracowników podatek, składki na National Insurance (odpowiednik polskiego ZUS), rozliczać z podatku na koniec roku podatkowego, płacić za wakacje, chorobowe oraz dbać o dobre warunki pracy.

Dlatego przyjęcie osoby do pracy wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Bardzo łatwo ulec złudzeniu, że przyjęcie nowego pracownika automatycznie uwolni nas od ciężkiej pracy i przyczyni się zwiększenia zysków. Niestety nierzadko zdarza się, że decyzja zatrudnenia ludzi przez właściciela dobrze zapowiadajacego się biznesu jest przedwczesna i zamiast spodziewanych godzin spędzonych na wypoczynku pojawiają się nieprzyjemne sytuacje, zawiedzione nadzieje i w krańcowych przypadkach nawet może dojść do upadku dobrze proseprującego biznesu. Dlatego niezwykle ważna jest świadomość, że bycie pracodawcą wymaga odpowiedzialności i dojrzałości.

Jeśli decyzja o zatrudnieniu nowego pracownika jest przemyślana i koszt dobrze wykalkulowany, to pojawienie się nowej osoby w firmie może przynieść wiele korzyści i zadowolenie dla obu stron, zarówno pracodawcy jak i pracownika.

Zatrudniać, czy nie zatrudniać – oto jest pytanie!