Kłopot z tzw. Umbrella Company

Wielu pracowników agencyjnych przychodzi do nas z zapytaniem dotyczącym tzw. „Umbrella Company”. Co to takiego? Czy rozliczenie w systemie „umbrella” jest korzystne dla pracownika i na co należy zwrócić uwagę, jeśli pracodawca wychodzi z propozycją rozliczenia pracownika używając „Umbrella Company”?

Staszek pracuje dla agencji jako kierowca. Dotychczas był wynagradzany jako pracownik (Employee), czyli otrzymywał tygodniową listę płac (Payslip), agencja odprowadzała za niego składki na poczet podatku (Income Tax) oraz National Insurance Contributions. Miał zapewnione wakacje oraz chorobowe. Z początkiem stycznia agencja wystosowała do swoich pracowników pismo informując, że od 1 marca wszyscy pracownicy mają przejść pod opiekę „Umbrella Company”. W liście wyszczególnione były pozytywne aspekty przejścia na nowy typ rozliczenia. Staszek po przeczytaniu listu miał pewne wątpliwości i w związku z tym przyszedł do naszego biura, prosząc o wytłumaczenie na czym polega nowy system i czy zgodnie z informacją podaną przez agencję, będzie on znacznie korzystniejszy pod względem podatkowym od standardowego rozliczenia jako pracownika agencji.

Fenomen „Umbrella Company” pojawił się nie tak dawno w systemie podatkowym w Wielkiej Brytanii. Znany jest w innych krajach Unii Europejskiej i często stosowany np. we Francji. W UK nabrał na popularności w momencie, kiedy Urząd Podatkowy (HMRC) wprowadził regulację IR35. Dla osób pracujących jako podwykonawcy w większych firmach często bardzo opłacalnym z podatkowego punktu widzenia było założenie własnej „limited company” i otrzymywanie wynagrodzenia w postaci dywidendy. Tematowi regulacji IR35 poświęcę oddzielny artykuł. Dzisiaj chciałabym tylko zarysować tło powstania „Umbrella Company”. Otóż osoby, które w celu zaoszczędzenia podatku zakładały „limited company”, niczym w zasadzie nie różniły się od pracowników. Podobnie jak osoby na etacie musiały pracować określoną ilość godzin, wykonując polecane przez pracodawcę zadania. W przypadku np. „IT consultants” czy kierowców zatrudnionych przez agencję, jedynym klientem był właśnie dany pracodawca lub agencja. I w związku z tym Urząd Podatkowy (HMRC) wprowadził regulację, która eliminowała korzyści podatkowe z założenia „limited company”.

Stąd wynikł pomysł „Umbrella Company”. Skoro założenie przez pracownika „limited company” przestało być opłacalne, wprowadzony został pośrednik. „Umbrella Company” to nic innego jak „limited company”, która przejęła zadanie wypłacania pensji pracowników od agencji. Jeśli agencja np. „Market Ltd” zatrudniała pracowników na etacie, to zobowiązana była do opłacania składek na poczet podatku i NIC. Musiała również zapewnić płatne wakacje oraz chorobowe. W celu zwolnienia pracownika musiała przestrzegać regulacji związanych z prawem pracy. Do tego pracownik nie bardzo miał możliwość odliczania pewnych kosztów (poza pewnymi wyjątkami opisanymi w poprzednim artykule) i w związku z tym podatek i NIC w całości odliczany był od jego pensji. Założenie przez pracownika własnej „limited company” i wykorzystanie możliwości wypłacania znacznie korzystniejszej dywidendy, poprzez wprowadzenie regulacji IR35 nie miało sensu. W związku z tym powstał pomysł „Umbrella Company”, która jako pośrednik uwalnia pracodawcę od obowiązków związanych z zatrudnieniem ludzi, a pracownikowi zapewnia mniejszy podatek. Pracownik przestaje być bowiem zatrudniony bezpośrednio przez agencję. Przechodzi pod skrzydła „Umbrella Company” (stąd nazwa „parasol”), która za nieraz pokaźną opłatą wystawia payslipy. Jednocześnie przed odjęciem należnego HMRC podatku i NIC odejmuje od kwoty brutto wydatki (expenses) w postaci kosztów dojazdu do pracy, jedzenia, ubrania itp. Im więcej wydatków tym lepiej, ponieważ tym mniejsza wysokość podatku odliczana od kwoty brutto (gross wages). I w tym momencie pojawia się problem. Urząd podatkowy wypowiada się jednoznacznie na temat kosztów, które można odliczyć od podatku. Dla każdego biznesu, czy jest to samozatrudnienie (Self-Employed), spółka (limited company) czy pracownik (Employee), aby wydatek można było zakwalifikować jako wydatek biznesowy musi być poniesiony tylko i wyłącznie w celu prowadzenia biznesu (zasada „wholly and exclusively for the business purpose). Jeśli pracownik chce odliczyć koszty od swojego podatku, muszą być one związane z pracą, którą wykonuje. Czyli w przypadku dojazdu do pracy, koszt za bilet z domu do biura czy na budowę, nie jest wydatkiem biznesowym, gdyż tylko wyjazdy do klienta, a nie do stałego miejsca pracy, można odliczyć od podatku. Jeśli więc „Umbrella Company” odlicza od miesięcznej pensji brutto koszt dojazdu do stałego miejsca pracy, to teoretycznie pracownik na koniec roku podatkowego (przyp. rok podatkowy zaczyna się 6 kwietnia a kończy 5 kwietnia następnego roku) powinien otrzymać od „Umbrella Company” obok P60 również formularz P11D, gdzie wyszczególnione byłyby wszystkie dodatkowe bonusy otrzymane od firmy i pracownik byłby zobowiązany do odprowadzenia podatku oraz class 1 NIC od tych dodatkowych źródeł dochodu. Podobnie sytuacja wygląda z kosztami odliczonymi od pensji na jedzenie oraz ubrania. Oznacza to, że pracownik przyjmujący propozycję rozliczania przez „Umbrella Company” traci podwójnie. Przede wszystkim traci opiekę prawną wynikającą z zatrudnienia na etacie bezpośrednio przez firmę, w której pracuje. Następnie musi opłacić dodatkowe koszty związane z obsługą przez „Umbrella Company”. Do tego warto pamiętać, że w momencie, kiedy urzędnik z HMRC zapuka do drzwi, to pracownik a nie „Umbrella Company” będzie odpowiadał za nie zapłacony podatek. Głównym wygranym w tym trójkącie jest „Umbrella Company”. Firm działających pod płaszczykiem „Umbrella Company” jest bardzo wiele. Każdy może założyć taką firmę. Często osoby zakładające „Umbrella Company” wchodzą w układ z agencjami pracy, które zapewniają im wyłączność na rozliczanie swoich pracowników, a dzięki temu otrzymują prowizje. Agencja pozbywa się kłopotu związanego z utrzymaniem pracownika, a „Umbrella Company” zyskuje klienta, który za wykonanie miesięcznego „payrollu” płaci stałe opłaty.

Biznesem rządzą bardzo proste zasady. Jedną z nich jest eliminacja za wszelką cenę pośredników. Każdy biznes dąży do uzyskania bezpośredniego kontaktu do producenta towaru, który sprzedaje. Im mniej pośredników tym większy zysk. Ta sama zasada obowiązuje jeśli chodzi o pracowników. „Umbrella Company” to pośrednik, który zarabia tylko i wyłącznie na prowizjach nierzadko, wykorzystując nieznajomość prawa podatkowego pracowników agencji. Staszkowi oferta zmniejszonego podatku wydawała się bardzo zachęcająca. Zdziwił się, że inne agencje w których pracował, nie były tak hojne. Tak naprawdę pojawił się w naszym biurze głównie dlatego, żeby dowiedzieć się jak uzyskać zwrot podatku za koszty dojazdu do pracy i jedzenia w poprzednich latach podatkowych. Bardzo się zdziwił, że Urząd Podatkowy nie respektuje kosztów np. na jedzenie jako kosztów biznesowych (business expenses), bowiem zgodnie z opinią Urzędu Podatkowego, osoba musi jeść bez względu na to czy pracuje czy nie. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest wyjazdy służbowe. Wówczas koszt wyjazdu plus wyżywienie powinno być zwrócone przez pracodawcę. Proszę jednak pamiętać, że i w tym przypadku istnieją limity kwot, które można odliczyć od podatku.

Stąd mały apel. Jeśli agencja w której pracujesz proponuje przejście na rozliczenie przez „Umbrella Company”, sprawdź, czy wszystkie proponowane odliczenia są zgodne z prawem podatkowym. W przypadku wątpliwości koniecznie skontaktuj się z księgowym lub bezpośrednio z Urzędem Podatkowym. Myślę, że w tym przypadku warto też kierować się zdrowym rozsądkiem i bardzo prostą zasadą „ jeśli coś brzmi zbyt pięknie, to na pewno nie jest prawdziwe”. Szczególnie jeśli mamy do czynienia z Brytyjskiemu Urzędem Podatkowym (HMRC), który tak naprawdę niewiele różni się od naszego rodzimego Urzędu Skarbowego. A w przypadku kontroli to podatnik, a nie „Umbrella Company”, otrzyma rachunek do zapłacenia za niedopłacony podatek. A tłumaczenie, że nikt mnie nie poinformował nie będzie miało – niestety – racji bytu. Jak już wielokrotnie pisałam nieznajomość prawa nie zwalnia nas z odpowiedzialności i to do nas należy sprawdzenie, czy kwestie związane z naszym zatrudnieniem czy prowadzeniem biznesu są zgodne z obowiązującym w danym kraju prawem.

Dorota Cukierska

Fot. Pracownik pod parasolem. Bezpieczniej tylko z pozoru.