Rejestracja działalności gospodarczej cz. 1

Wiele osób przyjeżdżając do Wielkiej Brytanii myśli o otwarciu swojego własnego biznesu. Często po trudnych doświadczeniach w Polsce związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zasypują nas pytaniami dotyczącymi założenia i prowadzenia własnego biznesu na Wyspach. Co należy zrobić, aby założyć działalność gospodarczą? Jak długo trwają formalności i gdzie należy się udać? O jakie pozwolenia należy się starać? Kiedy powinno się płacić podatki? Jaka jest wysokość odpowiednika polskiego ZUS? Czy można odliczyć koszty, które się poniosło przed rejestracją? Jak wystawiać faktury? Czy powinny być podpisane przez klienta? Co z wszechobecną w Polsce pieczątką? Czy można zacząć działać przed dokonaniem wszystkich formalności? To tylko kilka z wielu pytań, które nurtują osoby, które chciałyby zacząć pracować na własny rachunek.

Rejestracja Self-Employment

Zacznijmy od rejestracji działalności gospodarczej (Self-Employment). Osoba, która ma zarejestrowany biznes w Urzędzie Podatkowym (Her Majesty Revenue & Customs, w skrócie HMRC) określana jest jako Self-Employed, czyli samozatrudniająca się. Zaczynając pracować na swój własny rachunek należy poinformować o tym Urząd Podatkowy (HMRC). Istnieje kilka sposobów rejestracji samozatrudnienia. Żaden z nich nie wymaga udania się do urzędu czy nawet wyjścia z domu. Najprostszym sposobem jest wykonanie telefonu do HMRC z informacją o dacie rozpoczęcia działalności, co zamierzamy robić, adresem, datą urodzenia oraz National Insurance Number.  Inny sposób to wysłanie drogą elektroniczną formy CWF1 https://online.hmrc.gov.uk/shortforms/form/CWF1ST . W ostateczności możemy wydrukować formę CWF1 z oficjalnej strony urzędu podatkowego HMRC http://www.hmrc.gov.uk/forms/cwf1.pdf i po wypełnieniu wysłać ją pocztą.

Dokumenty potrzebne do rejestracji

Przede wszystkim należy posiadać National Insurance Number. Bez ważnego numeru rejestracja nie będzie przyjęta. I w tym miejscu pojawia się mały problem. Jurek, który przyjechał do Wielkiej Brytanii zaledwie dwa tygodnie temu, dostał propozycję pracy na budowie. Jako warunek rozpoczęcia pracy postawiono rejestrację w urzędzie jako osoby samozatrudnionej (Self-Employed). Aby zarejestrować się w urzędzie Jurek musiał posiadać National Insurance. W związku z tym umówił się na spotkanie o National Insurance Number i po odbytym spotkaniu otrzymał list, informujący go, że dokumenty przedstawione w trakcie rozmowy nie były wystarczające, aby otrzymać National Insurance Number. Okazało się, że obok potwierdzenia adresu w postaci listu z urzędu (Jurek po przyjeździe otworzył konto w banku) i dokumentu tożsamości, zabrakło dowodu na podjęcie przez Jurka pracy jako podwykonawcy na budowie. Dopiero po wystawieniu przez kontrahenta (contractor) pisma o zamiarze zatrudnienia Jurka na budowie urząd (National Insurance Office) przyznał Jurkowi National Insurance Number. Posiadając National Insurance Number Jurek już bez większych problemów mógł zarejestrować się w urzędzie podatkowym jako samozatrudniony (Self-Employed).

 Zarówno przy podpisywaniu lub ustnych umowach z klientami, czy dostawcami oraz na wystawionych fakturach nie załącza się numeru podatkowego. Nie ma też zwyczaju podawania UTR numer.

Oczekiwanie na rejestrację

W Wielkiej Brytanii istnieje możliwość rejestracji samozatrudnienia (Self-Employment) do trzech miesięcy wstecz od rozpoczęcia działalności. Oznacza to, że jeśli Jagoda zaczęła zarabiać jako pomoc domowa 1 września, to ma czas do 30 listopada na zarejestrowanie swojej działalności. Często spotykamy się z obiegową opinią, że osoby, które zaczęły prowadzić swój własny biznes mają trzy miesiące czasu na podjęcie decyzji o rejestracji w Urzędzie Podatkowym (HMRC). Różnica może subtelna, aczkolwiek bardzo istotna. W praktyce bowiem oznacza to, że osoba, która rozpoczęła działalność ma trzy miesiące na podjęcie decyzji: rejestrować się, czy nie. Tymczasem osoby, które zaczęły prowadzić swoją działalność takiego wyboru nie mają. Nawet jeśli biznes nie przyniósł żadnych zysków, to i tak Urząd podatkowym (HMRC) powinien być poinformowany o rozpoczęciu i zakończeniu działalności, a wpływy (sales, turnover) wraz z wydatkami (business expenses) powinny być zgłoszone w rozliczeniu podatkowym (Self-Assessment).

Po dokonaniu rejestracji Self-Employment otrzymuje się numer podatkowy (UTR – Unique Tax Reference), na który czeka się do miesiąca od zgłoszenia rejestracji. Warto przy tym wspomnieć, że numer podatkowy potrzebny jest tylko w przypadku rozliczenia rocznego (Self-Assessment). Zarówno przy podpisywaniu lub ustnych umowach z klientami czy dostawcami oraz na wystawionych fakturach nie załącza się numeru podatkowego. Nie ma też zwyczaju podawania UTR number, który jest odpowiednikiem polskiego NIP, nikomu poza Urzędem Podatkowym (HMRC) lub w przypadku pracy na budowie, gdzie numer podatkowy potrzebny jest do weryfikacji podwykonawcy.

Kto może założyć własną działalność gospodarczą?

Odpowiedz jest prosta. Każdy może zarejestrować się w Urzędzie jako osoba samozatrudniona (Self-Employed). Tylko niektóre typy działalności wymagają licencji lub formalnego zezwolenia. Należą do nich między innymi restauracje, które sprzedają alkohol, opiekunki do dzieci, kierowcy taksówek, sklepikarze, handlarze uliczni, którzy ze względu na rodzaj wykonywanej usługi muszą starać się o specjalną licencję („local authority licence”). Nie ma też wymogu posiadania wszechobecnej w Polsce pieczątki czy nawet kasy fiskalnej. Prośba o podpisanie faktury przez klienta może w najlepszym wypadku wzbudzić zdziwienie i zaciekawienie dziwnym zwyczajem. W Wielkiej Brytanii wystawiona faktura jest respektowana i najczęściej zapłacona zgodnie z wymogami bez zbędnych zabezpieczeń w postaci dodatkowych pieczęci czy podpisów. Oczywiście nie oznacza to, że w UK wszyscy, którzy zajmują się biznesem są wyjątkowo uczciwi i zawsze przestrzegają terminów płatności. Niemniej jednak faktura z datą, adresem osoby wystawiającej fakturę jak i klienta, krótkim opisem transakcji oraz kwotą do zapłacenia jest ważna bez względu na to, czy napisana jest odręcznie na kartce papieru czy wydrukowana na pięknym papierze z wygrawerowanym logo i finezyjnie odbitą pieczęcią.

Nazwa firmy

Nazwą firmy może być imię i nazwisko. Można oczywiście nadać swojej firmie nazwę własną tak, aby od początku odróżniała się ona od innych. Nie ma jednak obowiązku nadawania nazwy działalności gospodarczej. Nie ma również ograniczeń, co do zakresu działalności. Celem założenia własnego biznesu, zarówno w przypadku samozatrudnienia (Self-Employment) jak i spółki (limited company) jest prowadzenie działalności gospodarczej z nastawieniem na wypracowanie zysków. Nie ma konieczności wyboru PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) która istnieje w polskim systemie podatkowym. Oznacza to, że jeśli Anna rejestrując swoją działalność gospodarczą poinformowała urząd podatkowy (HMRC), że zamierza pracować jako doradca finansowy, a po kilku miesiącach zmieniła zdanie i zajęła się sprzedażą internetową, to nie musi tego zgłaszać do Urzędu. Jedyne co musi zrobić, to na koniec roku podatkowego poinformować Urząd Podatkowy (HMRC) o obrotach (Turnover) ze wszystkich swoich działalności i po odliczeniu kosztów (business expenses), zapłacić podatek z wypracowanych zysków (Profit).

Jak i kiedy rozliczać się z Urzędem Podatkowym?

W Wielkiej Brytanii rok podatkowy trwa od 6 kwietnia danego roku do 5 kwietnia roku następnego. Po 6 kwietnia jesteśmy zobligowani przez Urząd Podatkowy (HMRC) do wysłania tzw. Self-Assessment, czyli deklaracji podatkowej (odpowiednik polskiego PIT). W deklaracji informujemy tutejszy urząd podatkowy (HMRC) o naszych obrotach, wydatkach związanych z prowadzeniem działalności oraz wypracowanym zysku. Podatek płacimy TYLKO od zysku, po odliczeniu kwoty nieopodatkowanej (personal allowances), która w roku podatkowym 2012/2013 wynosi £8,100. Jeśli Magda jako opiekunka do dzieci zarobi w roku podatkowym £20,000 to po odliczeniu wydatków biznesowych (business expenses) w wysokości £4,000 i dodatkowym odliczeniu kwoty nieopodatkowanej (personal allowances) £8,100 zapłaci podatek w wysokości 20% od kwoty £7,900.

National Insurance Contributions

Osoby samozatrudnione (Self-Employed) są zobowiązane do płacenia class 2 National Insurance Contributions (odpowiednik polskiego ZUS) w wysokości £2.65 na tydzień. Opłaty class 2 NIC można dokonać poprzez direct debit lub co pół roku otrzymuje się pismo z National Insurance Office z listem oraz wysokością opłaty za ostatnie sześć miesięcy. Dodatkowo osoby samozatrudnione są zobowiązane do płacenia class 4 NIC, który obliczany jest jako dodatkowe 9% od wyrobionych zysków w trakcie wysyłania rozliczenia podatkowego (Self-Assessment). Często nasi klienci, którzy nie zdają sobie sprawy z istnienia class 4 NIC narzekają, że zamiast spodziewanych 20% podatku (Income Tax) do zapłacenia od zysków wyrobionych przez ich Self-Employed biznes, mają dodatkowo do zapłacenia 9%. Dlaczego tak dużo?? Pada pytanie. Spodziewałem się zapłacić 20% podatku od wyrobionych zysków, a wygląda na to, że do zapłacenia jest 29%. W tym miejscu upraszczam, gdyż kwota od której płaci się składki na class 4 NIC jest nieco mniejsza od kwoty nieopodatkowanej (przyp. £7,475 w roku podatkowym 2012/2013).

Dobra nowina dla tych, których dochody (profit) nie przekroczą £5,595. Przy tak niskich dochodach nie tylko nie zapłaci się podatku czy class 4 NIC, ale również można być zwolnionym z płacenia class 2 NIC, czyli £2.65 na tydzień. Warto jednak pamiętać, że w takim przypadku lata przepracowane w UK nie będą się liczyć do emerytury i nie można liczyć na otrzymanie zasiłków zależnych od wysokości składek na National Insurance.

Wielu osobom, które niedawno przybyły na Wyspy Brytyjskie i które postanowiły pracować  na własny rachunek brytyjski system podatkowy wydaje się podejrzanie prosty i klarowny. Nie mogą wyjść z podziwu, że wystarczy zadzwonić czy wysłać aplikacje online, aby dokonać rejestracji jako Self-Employed. Pytają o dodatkowe dokumenty, potwierdzenia czy koszty związane z prowadzeniem biznesu. Kiedy słyszą, że opłaty odpowiednika polskiego ZUS to £2.65 na tydzień, a pierwszy podatek płaci się po roku i 9 miesiącach od założenia działalności, niezmiennie pada pytanie: gdzie jest haczyk? Czasami trudno jest nam wytłumaczyć, że żadnego haczyka nie ma. Tylko czysta kalkulacja. Jeśli bowiem danej osobie uda się rozwinąć biznes, to skorzystają na tym wszyscy, włącznie z kulejącym budżetem państwa, które desperacko szuka funduszy. Na szczęście nie kosztem podatnika.