Jak wynagrodzić pracownika

Zbliża się koniec roku i wraz z nim czas na podsumowania planów na Nowy Rok. Organizowane są świąteczne przyjęcia oraz podziękowania za ciężką pracę. W związku z tym warto pomyśleć w jaki sposób wynagrodzić swoich pracowników za rok pracy.

Uważam, że to dobry czas pokazać w jaki sposób pracodawca może małym kosztem, do tego oszczędzając na podatku, sprawić, aby pracownik poczuł się doceniony i wyróżniony za swoją pracę. Jak wiadomo, pracownicy (Employees), w odróżnieniu od osób samozatrudnionych (Self-Employed) z racji, że są zatrudnieni, mogą cieszyć się pewnymi przywilejami. Pracownicy mają bowiem prawo do płatnych wakacji, płatnego chorobowego, pracodawca rozlicza ich z podatku, nie muszą się więc martwić terminami i karami z tytułu nie wysłania rozliczenia na czas. Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek godnego i uczciwego traktowania swoich pracowników. Wszelka dyskryminacja lub mobbing są surowo karane przez sądy pracy (Employment Tribunal). Wydawałoby się, że sytuacja pracownika jest idealna. Niemniej jednak, często spotykam się z opinią, że mimo dosyć wysokich zarobków brutto (gross) osoby zatrudnione na etacie narzekają, że po odjęciu podatku, niewiele zostaje im na życie. Z zarobionych tygodniówek czy miesięcznych pensji odliczana jest niebagatelna suma w wysokości 32% (20% podatek – Income Tax i 12% National Insurance Contributions). Co zrobić, aby zachęcić pracowników do lepszej i wydajniejszej pracy i nie tracić fortuny na podatki? Przypominam, że pracodawca obok pensji wypłacanej pracownikowi musi odprowadzić do Urzędu Skarbowego 12.8% w postaci National Insurance Contributions Employer. Oznacza to, że każdy funt zarobiony przez osobę zatrudnioną na etacie kosztuje pracodawcę dodatkowe £1.12.

Alek jest właścicielem firmy transportowej, która zatrudnia 15 pracowników. Mimo, że wszyscy bardzo dobrze pracują zarabiają jedynie £6.19 na godzinę, czyli ustawową minimalną płacę (National Minimum Wage). Alek chciałby zaoferować swoim pracownikom lepsze wynagrodzenie, ale stan finansowy firmy nie pozwala na podwyższenie płacy. Co więcej, nawet po wprowadzeniu niewielkich podwyżek, po odprowadzeniu podatku, pracownicy otrzymaliby niewiele więcej pensji netto (na rękę), a podatek na poczet NIC oraz Income Tax znacznie by się podwyższył. Alek przyszedł do naszego biura po poradę. Co zrobić, aby nie płacić Urzędowi Podatkowemu (HMRC) dodatkowego podatku, a jednocześnie wynagrodzić ludzi za bardzo dobrą i sumienną pracę?

Pracownicy mogą zamiast dodatkowej pensji otrzymać talon lub kupon (voucher). Jednym ze sposobów wynagrodzenia pracownika bez dodatkowych kosztów w postaci podatku jest salary sacrifice scheme.

Na czym polega salary sacrifice scheme?

Paweł jest pracownikiem banku i jego zarobki wynoszą £35,000. Pracodawca obok pensji zapewnia Pawłowi kupony (vouchers) w wysokości £2,860 wykorzystane przez Pawła do zapłacenia kosztów przedszkola dla synka. Dzięki temu, zamiast dodatkowego 20% podatku z kwoty £2,860, Paweł otrzymał nieopodatkowany bonus/benefit. Zaoszczędził tym sposobem £572 w należnym podatku (£2,860 x 20%) oraz £343.20 w NIC (£2,860 x 12%). Dodatkowo pracodawca zaoszczędził £366.08 w składkach NIC Employer (£2,860 x 12.8%). W takiej sytuacji zarówno pracownik jak i pracodawca są stronami wygranymi. Warto jednak pamiętać, że koszt przedszkola czy opieki nad dzieckiem (childcare) może być w ten sposób wykorzystany tylko w przypadku jeśli wprowadzony przez pracodawcę projekt pomocy finansowej dla dzieci jest dostępny dla wszystkich pracowników danego zakładu pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy przedszkole, szkoła lub opieka nad dziećmi są zarządzane przez danego pracodawcę, czy przez instytucję lub organizację z zewnątrz, specjalizującą się w tego rodzaju usłudze. Maksymalna kwota, którą pracodawca może odliczyć jako koszt od podatku, będąca jednocześnie wolnym od podatku bonusem dla pracownika to £55 tygodniowo, a £234 miesięcznie. W przypadku otrzymywania przez pracownika większej od £55 tygodniowo kwoty na pokrycie kosztów opieki nad dzieckiem pracodawca musi poinformować o tym HMRC na koniec roku podatkowego na formularzu P11D i wówczas dodatek ten jest traktowany jako „benefit in kind” podlegający 20% podatkowi oraz 12% class 1 NIC. Jedyna korzyść finansowa w takim przypadku to brak płatności NIC Employer, czyli oszczędność dla pracodawcy 12.8%. Natomiast zerowa ulga dla pracownika, bo płatność za przedszkole lub szkołę traktowana jest jako dodatkowa pensja i suma sumarum pracownik będzie musiał zapłacić z tego podatek. Podobnie w sytuacji, kiedy pracodawca zamiast talonu lub bezpośredniej opłaty za opiekę nad dzieckiem, wypłaci pracownikowi pieniądze na poczet opieki nad dzieckiem. Ponownie w tym przypadku, dodatek ten potraktowany będzie jako dodatkowa pensja, za którą na koniec roku podatkowego pracownik będzie zmuszony zapłacić podatek. Dlatego bardzo uczulam, aby w przypadkach, kiedy pracownikowi proponowane są różnego rodzaju ulgi oraz bonusy zamiast większej pensji lub kiedy pracodawca chce obdarować pracownika dodatkami zamiast podwyżki, aby obie strony zdawały sobie sprawę z konsekwencji wynikających z braku zachowania wszystkich zasad dotycząch salary sacrifice scheme. W przeciwnym wypadku Urząd Podatkowy może wymusić na pracodawcy i pracowniku zapłacenie należnego podatku.

Ważne rzeczy przy wprowadzaniu salary sacrifice scheme?

Przede wszystkim pracownik, który zgodził się na wypłacenie ekwiwalentu pensji w postaci pokrycia kosztów np. za przedszkole, nie może nagle zmienić zdania i poprosić o wypłacenie gotówki zamiast pokrycia kosztów opieki nad dzieckiem. Czyli podstawowym warunkiem działania salary sacrifice scheme jest nieodwracalność zamiany pensji na dodatek w postaci talonu lub bonu. Dodatkowo pracodawca powinien podpisać umowę z pracownikiem, w której wyszczególniona jest wysokość pensji plus bonus. Co oznacza, że pracownik zgadza się na niższą pensję. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach, kiedy pracownik może być zmuszony przez pracodawcę do przyjęcia salary sacrifice scheme. Warto pamiętać, że pracodawca nie ma prawa wymuszać na pracowniku przyjęcia mniejszej pensji w zamian za talony czy bony. Jednocześnie oferowany dodatek musi być dostępny dla wszystkich pracowników. Od pracownika powinno zależeć, czy skorzysta z oferty pracodawcy czy nie.

Jurek nie mógł wprowadzić opłaty za przedszkole dla pociech swoich pracowników, gdyż osoby mające dzieci otrzymywały już dofinansowanie od państwa w postaci dodatku do Tax Credits. Wpadł jednak na genialny pomysł i zorganizował swoim pracownikom darmowy transport do pracy. Osoby, które zatrudniał wydawały pokaźną kwotę na bilety i bardzo ucieszyły się z oferty szefa. Jurek zakupił minibusa. Aby dojazd pracowników do pracy traktowany był jako nieopodatkowany dodatek, pracodawca musi zakupić autobus lub minimum 12 siedzeniowy minibus. Przywożenie pracowników do pracy osobowym samochodem nie może być traktowane jako nieopodatkowany bonus czy koszt dla pracodawcy. Dodatkowo pracownicy powinni być przewożeni na trasie dom – miejsce pracy, z ewentualnością dowożenia np. na lunch w czasie pracy. Autobus czy minibus powinien być wykorzystany głównie w celu przewożenia pracowników. Dzięki pomysłowi Jurka, pracownicy, którzy często spędzali wiele czasu na przystankach czekając na autobus czy pociąg poczuli, że szef docenia ich pracę i na kilka miesięcy ucichły dyskusje na temat podwyżki.

Co w przypadku jeśli pracodawca chciałby opłacić podróż do pracy swoich pracowników używających publicznego transportu? Niestety taki sposób wynagrodzenia pracowników nie jest zwolniony z podatku i traktowany jest jako dodatkowa pensja. Jedynie w przypadku, gdyby pracodawca podpisał umowę z firmą zarządzającą transportem publicznym, oferując w zamian za zniżkę lub darmowe przejazdy dla pracowników, pieniądze na utrzymanie transportu wspomagając tym samym lokalną firmę transportową, dodatek na przejazdy transportem publicznym nie podlegałyby opodatkowaniu.

– Jak to jest, że jeden pracodawca odlicza od podatku koszty takie jak przejazd do pracy, ubrania, telefon etc. i dzięki temu płacę mniejszy podatek, a inny nie odlicza żadnych kosztów? Czy mogę odliczyć koszty z poprzednich lat i dzięki temu odzyskać zapłacony podatek? – padło pytanie od jednego z naszych klientów. W jakich okolicznościach pracodawca może zapłacić za dodatki na rzecz pracownika i jest to traktowane jako salary sacrifice scheme i dzięki temu nie podlega podatkowi, a kiedy koszty odliczane przez pracodawcę są ukrytą bombą podatkową dla pracownika, któremu wydaje się, że dzięki odliczeniom płaci mniejszy podatek, a tak naprawdę czeka go bardzo niemiła niespodzianka w postaci podatku i class 1 NIC za otrzymane „benefit in kind”? Jak radzić sobie z oszustami i nie dać się oszukać? Jak zwykle warto przywołać zdrowy rozsądek i złotą zasadę, że jeśli coś wydaje się zbyt piękne, to niestety nie jest prawdziwe. Szczególnie jeśli chodzi o podatki.

*Dla uproszczenia kalkulacji, nie wzięłam pod uwagę kwoty nieopodatkowanej (personal allowances).